Assistant II, Administration and Finance

Childfund Work Location Quito, Ecuador

Childfund Division Global Impact

ChildFund Department Country Management

Job Details

Titulo del Puesto: Asistente de Soporte a Programas Ubicación: Quito.

Oficina ChildFund: Ecuador . Cargo de Manager/Supervisor: Especialista de Programas, Monitoreo y Evaluación

Tipo de puesto: De duración determinada a tiempo completo Tipo de Trabajo: Trabajo híbrido

Acerca de ChildFund

ChildFund es una organización internacional de desarrollo centrada en la infancia que conecta a los niños con las personas, los recursos y las instituciones que necesitan para crecer sanos, educados, capacitados y seguros, sin importar dónde se encuentren. Trabajamos directamente en 23 países y llegamos a 60 países a través de nuestra red de socios globales.

Valores de ChildFund

Aspiramos a que todas las personas de nuestra organización, participantes en los programas, simpatizantes, personal y voluntarios, se sientan libres, seguras y confiadas en ser ellas mismas. En nuestra cultura de conexión, tendrás amplias oportunidades para crecer, aprender y liderar mientras contribuyes con tus talentos e innovaciones a nuestra inspiradora misión.

Compromiso de ChildFund

ChildFund International tiene una política de tolerancia cero respecto a la explotación sexual, el abuso y el acoso (por sus siglas en inglés, SEAH) y todas las demás formas de potencial daño por parte de su personal, socios y otros representantes en la entrega de su misión y servicios para los niños. ChildFund está comprometido con la creación de un entorno seguro tanto en el lugar de trabajo como en las comunidades donde desarrolla programas y servicios. ChildFund espera que cada miembro del personal, socio y representante adhiera a este compromiso y garantice que se sigan todas las políticas y estándares organizacionales. Este puesto está sujeto a una serie de verificaciones, incluyendo un chequeo de antecedentes penales y/o divulgación para asegurar que los participantes del programa estén protegidos.

Acerca del puesto

El/La Asistente de Soporte a Programas brindará apoyo a la implementación, seguimiento y gestión financiera de los proyectos, asegurando la adecuada ejecución técnica, presupuestaria y contable de los recursos. Apoyará el seguimiento de actividades, la preparación de reportes, el seguimiento presupuestario y el registro financiero, garantizando el cumplimiento de los procedimientos institucionales y de los donantes.

Experiencia y Educación Requeridas

• Título de tercer nivel en contabilidad, finanzas y/o administración de empresas, Administración de Empresas, Economía o afines.
• Formación complementaria en gestión del ciclo de proyectos, seguimiento y evaluación, administración de subvenciones, gestión financiera de proyectos o cooperación internacional será valorada.
• Formación o conocimiento de normas contables, control interno, obligaciones tributarias y legislación laboral ecuatoriana.
• Al menos tres años de experiencia en gestión contable, financiera o administrativa, preferentemente vinculada con proyectos.
• Experiencia en apoyo al seguimiento de proyectos, planes de trabajo, cronogramas, actividades, entregables e indicadores.
• Experiencia en revisión documental, compras, logística, contratos y gestión de archivos.
• Se valorará experiencia en cargos similares en ONG’s.
• Experiencia en el manejo de herramientas de Microsoft 365 y software de gestión de proyectos.
• Capacidad para organizar, analizar y presentar información financiera de manera clara para personas sin formación contable.
  
  

Responsabilidades Principales

• Gestión presupuestaria y financiera.
• Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria de los proyectos mediante análisis de presupuesto frente a ejecución (budget vs. actuals), compromisos y proyecciones de gasto, relacionándola con el avance programático e informando posibles desviaciones o riesgos.
• Apoyar la preparación y actualización de presupuestos, proyecciones financieras y flujos de caja, en coordinación Finanzas y Programas.
• Preparar reportes financieros periódicos e información para la planificación y toma de decisiones de los proyectos, en coordinación con Finanzas.
• Apoyar las revisiones, reclasificaciones y modificaciones presupuestarias, preparando los análisis, justificaciones y documentos requeridos para su aprobación.
• Revisar los expedientes financieros, incluidas liquidaciones, anticipos, reembolsos y reportes presentados por proveedores o personal, verificando su correspondencia con el presupuesto y la disponibilidad de la documentación requerida antes de remitirlos para aprobación y pago.
• Soporte administrativo y control documental
• Procesar y registrar oportunamente las transacciones administrativas y financieras de los proyectos en los sistemas institucionales, verificando su correcta asignación presupuestaria y contable, en coordinación con el equipo de Finanzas.
• Verificar que las transacciones y expedientes de los proyectos cuenten con documentación completa, válida y autorizada, y mantener organizado y actualizado su archivo físico y digital.
• Preparar y organizar información y documentación para cierres, conciliaciones, auditorías, revisiones financieras, verificaciones de donantes y controles internos, y apoyar el seguimiento de las acciones asignadas.
• Compras, contratos y apoyo operativo.
• Apoyar la elaboración y actualización de los planes de adquisiciones y gestionar los procesos de compra y contratación asignados.
• Preparar y revisar la documentación de los procesos de compra y contratación, incluidas solicitudes, cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes, contratos, actas de recepción y expedientes de pago.
• Mantener actualizados los expedientes de proveedores y consultores, y dar seguimiento a contratos, entregas, pagos, garantías y documentación pendiente.
• Coordinar la logística de talleres, reuniones, viajes, eventos y actividades de campo.
• Apoyar el control de inventarios, activos, equipos y materiales de los proyectos.
• Apoyo a la gestión y seguimiento programático.
• Apoyar la elaboración, actualización y seguimiento de planes de trabajo, cronogramas, actividades, hitos y entregables de los proyectos asignados.
• Apoyar al seguimiento de la ejecución programática, e informar oportunamente sobre retrasos, desviaciones o riesgos identificados.
• Apoyar la preparación de agendas, minutas y matrices de compromisos, y dar seguimiento a los acuerdos, plazos y responsables.
• Apoyar la preparación y seguimiento de ajustes a planes de trabajo y cronogramas, para revisión y aprobación de las instancias responsables.
• Cumplimiento y fortalecimiento de capacidades
• Aplicar y promover el cumplimiento de las políticas institucionales, los acuerdos con donantes y los procedimientos administrativos, financieros y programáticos pertinentes, e informar posibles incumplimientos, gastos no elegibles, debilidades de control u otros riesgos.
• Brindar orientación operativa básica y apoyar procesos de inducción o capacitación dirigidos a equipos, proveedores y/o socios, relacionadas con la naturaleza del puesto.
• Desempeñar otras funciones relacionadas con la naturaleza del puesto que sean asignadas por el/la supervisor/a.
• Cumplir con todo lo relacionado con salud y seguridad ocupacional.
  
  

Competencias Requeridas

Competencias básicas de ChildFund

• Trabajo en equipo: la capacidad de trabajar de manera efectiva y colaborar con otros; valora y respeta las diferencias individuales.
• Comunicación: demuestra empatía y tacto al comunicarse con otros y usa un enfoque de narración cuando es apropiado.
• Orientación a resultados: logra las cosas; toma medidas proactivas para alcanzar los objetivos y estándares de calidad de la organización.
• Toma de decisiones: utiliza buen juicio, pensamiento crítico y formas no tradicionales para evaluar problemas y oportunidades; reflexiona e innova para mejorar decisiones y resultados.
• Resiliencia: prospera y crece en entornos cambiantes, exigentes y complejos.
• Alfabetización digital: adopta y promueve nueva tecnología en contextos relevantes, se mantiene al tanto de las tendencias tecnológicas y abraza soluciones tecnológicas para los desafíos empresariales.
  
  

Otras competencias requeridas

• Resolución de problemas: habilidad de analizar data junto con la capacidad de realizar diversas actividades financieras y establecer prioridades
• Conocimiento intermedio del idioma inglés, incluyendo la capacidad de leer con fluidez.
• Nivel avanzado de Excel.
• Conocimiento de obligaciones laborales y tributarias del Ecuador
• Habilidades para trabajar en entornos humanitarios desafiantes.
• Organización y gestión del tiempo: Habilidad para priorizar tareas y gestionar eficientemente el tiempo.
• Adaptabilidad: Capacidad para adaptarse a entornos cambiantes y manejar múltiples tareas simultáneamente.